Formato de cotización, con un ejemplo completo
Así se ve una cotización que el cliente entiende a la primera. Debajo está explicada parte por parte.
| # | Concepto | Cant. | Unidad | P. unitario | Importe |
|---|---|---|---|---|---|
| 1 | Portón corredizo 4.00 × 2.20 m, estructura de PTR reforzado, acabado en esmalte negro | 1 | PZA | $24,500 | $24,500 |
| 2 | Riel inferior y guía superior, Mca. Fermator | 4 | M | $450 | $1,800 |
| 3 | Mano de obra: fabricación, traslado, montaje y ajuste | 1 | SERV | $6,200 | $6,200 |
Ejemplo con datos inventados.
Por qué cada parte está donde está
Arriba: quién cotiza y con qué número
Tu nombre y tu teléfono tienen que verse sin buscarlos: cuando el cliente decida, va a tomar el papel o abrir el archivo para llamarte. El folio es el número con el que los dos van a referirse a este trabajo por teléfono, así que va grande.
La vigencia, como fecha
«Vigente hasta el 4 de septiembre» no admite interpretación. «Vigente 15 días» sí: desde que la escribiste, desde que la mandaste, desde que él la abrió. Y te protege de verdad cuando el acero suba.
La tabla: cantidad y precio, siempre separados
Fíjate en el renglón 2: 4 metros a $450. Podrías haber puesto «riel: $1,800» y sería el mismo dinero, pero entonces el cliente no tiene manera de comparar tu precio con el de otro ni de entender qué pasa si su cochera mide un metro más.
Y en el renglón 1: el portón va como una pieza a un precio, no desglosado en PTR, soldadura y horas. Eso es a propósito — lo explicamos abajo.
El renglón 3: la mano de obra, con detalle
«Mano de obra $6,200» a secas suena a número inventado. «Fabricación, traslado, montaje y ajuste» son cuatro cosas que el cliente puede imaginar, y de pronto seis mil doscientos pesos tienen forma.
Los totales, con el saldo ya calculado
Si pides anticipo, escribe el saldo. Parece obvio y casi nadie lo hace: el cliente quiere saber cuánto saca hoy y cuánto al final, y obligarlo a hacer la resta es fricción gratis justo en el momento de decidir.
«No incluye»: tres líneas que evitan el pleito
Es la parte que más se salta y la que más sirve. No porque el cliente sea tramposo, sino porque cada quien imagina algo distinto: para ti «poner el portón» era colgarlo, para él incluía resanar el muro que quedó marcado.
Errores que se ven todo el tiempo
- Un solo renglón con el total. «Portón instalado: $37,700». No se puede comparar, no se puede negociar, y no cumple con lo que la ley pide para reparaciones —desglosar refacciones y mano de obra—.
- Sin fecha ni vigencia. Tres meses después te la enseñan y te reclaman el precio.
- Unidades mezcladas. «MTS» en un renglón y «METRO» en otro. Se ve descuidado y se presta a errores de suma.
- Mandar una foto de un papel escrito a mano. Funciona, y por eso mucha gente lo hace — pero es exactamente lo que te deja abajo cuando el cliente pidió tres cotizaciones y una llegó como documento.
- Poner el costo en vez del precio. Si le enseñas lo que a ti te costó el material, le estás dando el argumento para pedirte descuento.
¿En Word, en Excel o a mano?
Los tres funcionan. Lo que decide no es la herramienta sino si el documento trae lo de arriba.
Ahora bien, hay una diferencia práctica: en Word acabas copiando la del cliente anterior y borrando datos, y ahí es donde un día se queda el nombre de otra persona o un precio viejo. En Excel las cuentas salen bien pero el resultado suele verse como una hoja de cálculo. Y a mano no puedes mandarlo por WhatsApp sin que sea una foto.
Si cotizas seguido, lo que de verdad ahorra tiempo no es el formato: es no volver a escribir los mismos conceptos y precios cada vez.
Estamos por abrir. Déjanos tu correo y te avisamos el primer día.